PR-Agenturen nutzen schon seit Langem Kontaktmanagement-Tools, die dabei helfen sollen, die oft vielen Hundert bis Tausende von Journalistenkontakten die im Laufe der Zeit anfallen zu dokumentieren. Es gibt einige proprietäre Lösungen wie Convento und WICE PR auf dem Markt, hinzu kommen Pressedatenbanken wie MediAtlas oder der legendäre ZIMPEL und mehr. All diesen Anbietern sind mehrere Dinge gemeinsam.

1. Ihre Lösungen sind sauteuer, oft mehrere Tausend Euro im Jahr.
2. Sie sind oft viel zu kompliziert zu bedienen (wer schonmal mit Zimpel einen Verteiler gebaut hat, weiß was ich meine).
3. Sie sind auf die traditionellen Arbeitsweisen der PR, sprich Pressearbeit, zugeschnitten und verstehen nichts vom Social Web.

Ich habe mir in der Vorbereitungsphase für den Start von Oseon Conversations einige Lösungen im Test angeschaut. Keins konnte mich bislang in allen Belangen überzeugen. Die Alternative zu einer “gemieteten” Lösung wäre, selbst auf Basis einer Datenbank-Software, die Chose selbst zu bauen. Aber dafür hat kaum jemand Zeit, als Agenturgründer auch nicht das Geld.

CRM als Zwischenlösung

Hängengeblieben bin ich zunächst bei Highrise von 37Signals, eigentlich ein CRM-System in der Cloud, aber es kann einige Dinge wie E-Mails automatisch einem Kontakt zuordnen, Follow-up-Aufgabenlisten führen und Kontakte plus Dokumente einem “Case” also zum Beispiel einer Kundenkampagne zuordnen. Dazu Verschlagwortung der Kontakte für den Aufbau von Verteilern (ja, es gibt auch bei mir noch Pressemitteilungen). Die Workflows sind bei Weitem nicht optimal für einen PR-Menschen, der zwischen klassischer Medienarbeit und Social Media Relations hin und her springt, aber als Krücke geht’s.

BuzzStream – Die Zukunft des Kontaktmanagements?

Ein neuer Webdienst namens BuzzStream schickt sich nun an, die Krücke durch eine echte Brücke zu ersetzen. Vordergründig ein Kontaktmanagementsystem mit Adressendatenbank, Kontaktprotokoll und was so dazu gehört, wählt die Lösung einen themenzentrischen Ansatz bei der Recherche und Qualifikation von Bloggern/Online-Journalisten und geht so einen Schritt im Workflow weiter.

Denn der gemeinsame Nenner zwischen PRler und Blogger (der Einfachheit halber wähle ich dieses Paar) ist ein Thema, das den Blogger interessiert und zu dem der PRler etwas Neues oder Interessantes zu sagen hat. Hat man nun einen passenden Blogpost oder Artikel gefunden kommt BuzzStream mit einer Art Bookmarking-Tool namens “BuzzMarker” ins Spiel.

Kontakt-Qualifikation mit Automatenhilfe

Ein Klick genügt und in einem Pop-up-Fenster werden automatisch alle auf der Website identifizierbaren Informationen über den Autor des Artikels erfasst. Die Verschlagwortung eines Kontakts geschieht gleich hier und wird so auch nicht so leicht vergessen. Der BuzzMarker sammelt im Hintergrund auch Metriken für den “Einfluss” einer Website wie PageRank, Technorati Rank, Yahoo Inbound Links und das Alter des Blogs. Auf dieser Grundlage lässt sich zumindest grob einschätzen, ob man es mit einem frischgestarteten Gelegenheitsblogger oder einem Autor mit gewissem Online-Standing zu tun hat. Ein entsprechendes “Rating” lässt sich daraufhin leicht vornehmen, eine Notiz hinzufügen, und ein Kontakt auch einem anderen Team-Mitglied zuweisen. Für die Zusammenarbeit in Agenturen sehr praktisch.

Die betreffende Seite wird zudem auf Kontaktinformationen abgesucht, die dann automatisch in die passenden Felder eingetragen werden. So sind E-Mail, Telefonnummern, LinkedIn-Profile, Twitter-Accounts etc. binnen Sekunden erfasst, ohne dass man alles händisch einpflegen müsste. Falls vollautomatisch nicht genug zu finden ist, verlinkt BuzzMarker direkt auf Suchmaschinen wie Twellow oder Social Networks wie LinkedIn. Ebenfalls sehr praktisch!

Wenn man später auf weitere Artikel (oder auch Tweets) desselben Autors stößt, lassen die sich mit einem Klick zur Historie hinzufügen und so nach und nach ein Dossier des Autors aufbauen. Für eine Kontaktaufnahme ist das Gold wert, denn man hat auf einen Schlag eine Menge inhaltlicher Anknüpfungspunkte und kann als PRler so einen sehr viel relevanteren Pitch hinlegen.

Twitter-Konversationen automatisch erfassen

Sobald man mit dem Blogger in Kontakt ist, erfasst BuzzStream selbsttätig alle Tweets, die zwischen PRler und Blogger ausgetauscht werden. E-Mails werden über eine eigene BCC:-Adresse mit aufgezeichnet (das kann allerdings Highrise auch).

Die Verschlagwortung jedes Kontakts hilft später dabei, für bestimmte Themen die richtigen Ansprechpartner zu finden. Hilfreich ist hier die Filterfunktion, die eine Auswahl einer freien Kombination von Schlagworten erlaubt.

BuzzStream ist derzeit noch in Private Beta, für deutsche Webseiten ist der BuzzMarker nach einem ersten Test noch sehr lückenhaft bei der Datenerfassung. Dennoch sind sowohl das Konzept als auch die Funktionalität viel versprechend. Um hier zu Lande sinnvoll eingesetzt werden zu können, müssten die unterstützten Web-Dienste natürlich um lokale Varietäten wie XING, MeinVZ, myON-ID und andere Personenverzeichnisse ergänzt werden. Auch ein Import bestehender Kontakte scheint im Moment noch zu fehlen, aber es ist ja noch Beta. Ein großer Vorteil übrigens von Web-Basierten Diensten: Sie sind ortsunabhängig nutzbar und mit minimalem Kostenaufwand auf mehr Leute skalierbar. Und selbst wenn der Rechner geklaut wird, die Kontaktdaten und die wertvolle Historie sind immernoch da.

Für ganz Schnelle: Mashable haben in ihrem Artikel einen Direktlink zur Registierung für die Private Beta.

Wer sich BuzzStream lieber im Schnelldurchlauf per Video zeigen lässt, bitteschön:

(via VentureBeat)